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隨著專票電子化的加速落地，對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)憑證電子化入賬、報(bào)銷、歸檔工作提出了更高的要求，企業(yè)發(fā)票電子化系統(tǒng)建設(shè)也亟需提上日程。那么，發(fā)票電子化對(duì)企業(yè)有何影響？如何用技術(shù)加速企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型，用友現(xiàn)身說(shuō)法說(shuō)明電子化發(fā)票的實(shí)際效用。

隨著技術(shù)手段的不斷提高，政府對(duì)企業(yè)智能化、電子化的要求也越來(lái)越嚴(yán)格。財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局頻繁出臺(tái)專票電子化、電子檔案的政策調(diào)整，涉及到發(fā)票開據(jù)、抵扣、電子檔案等調(diào)整。

2020年3月31日，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱“6號(hào)”），第一次明確了會(huì)計(jì)檔案管理電子化規(guī)范，以及具體操作辦法。其中，明確來(lái)源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力，符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

2020年9月28日，國(guó)家稅務(wù)總局聯(lián)合13個(gè)部門共同發(fā)布《關(guān)于推進(jìn)納稅繳費(fèi)便利化改革優(yōu)化稅收營(yíng)商環(huán)境若干措施的通知》（稅總發(fā)〔2020〕48號(hào)），要求財(cái)政、稅務(wù)及檔案等相關(guān)部門要積極推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證電子化入賬、報(bào)銷、歸檔工作，推動(dòng)電子發(fā)票與財(cái)政支付、單位財(cái)務(wù)核算等系統(tǒng)銜接，引導(dǎo)市場(chǎng)主體和社會(huì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)提升財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)檔案管理電子化水平。

2020年12月20日，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》：12月21日起，全國(guó)新增11個(gè)地區(qū)的新辦納稅人實(shí)行專票電子化，1月21日起專票電子化范圍繼續(xù)擴(kuò)大25省市。

2021年2月22日，財(cái)政部辦公廳、國(guó)家檔案局辦公室、國(guó)家稅務(wù)總局辦公廳、商務(wù)部辦公廳四部門聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔十點(diǎn)工作的通知》（檔辦發(fā)〔2021〕1號(hào)）。國(guó)家稅務(wù)總局?jǐn)M再選定一批單位開展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作，形成示范效應(yīng)，進(jìn)一步完善數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

一系列的政策出臺(tái)表明了國(guó)家推行專票電子化的決心和力度。事實(shí)上，一直以來(lái)，稅務(wù)主管部門不斷推進(jìn)稅收的數(shù)字化、智能化，特別是金稅三期的全面上線，以人管稅變?yōu)橐詳?shù)據(jù)管稅，稅務(wù)稽查力度增大，對(duì)大型企業(yè)重點(diǎn)稅源進(jìn)行監(jiān)控、對(duì)多維度數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)不斷細(xì)化并智能預(yù)警，這對(duì)企業(yè)稅務(wù)電子化、合規(guī)性提出越來(lái)越高的要求。

增值稅電子專用發(fā)票是數(shù)字時(shí)代的產(chǎn)物，是優(yōu)化稅務(wù)執(zhí)法方式、健全稅務(wù)監(jiān)管體系、改善稅收營(yíng)商環(huán)境的重要改革。為了應(yīng)對(duì)全面開啟的財(cái)務(wù)、稅務(wù)、檔案管理改革，企業(yè)需要面對(duì)開、收、存等復(fù)雜的新流程，如果操作不規(guī)范將會(huì)滋生新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

建立電子化會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)的新任務(wù)。電子化檔案將涉及多個(gè)系統(tǒng)，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、核心系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)處理方面，包括數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的規(guī)則控制及數(shù)據(jù)整合。財(cái)務(wù)部門掌握了大量的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員往往熟悉財(cái)務(wù)管理，缺乏軟件技能，這也對(duì)財(cái)務(wù)人員提出新挑戰(zhàn)。

越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到電子化對(duì)企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展的重要性，并開始著手實(shí)踐搭建電子化信息框架，但是企業(yè)在建立信息化過(guò)程中遇到種種困難。新形勢(shì)給企業(yè)帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。用友認(rèn)為，面對(duì)不斷更新的技術(shù)變革，企業(yè)應(yīng)建立適配自身的數(shù)智化業(yè)財(cái)稅檔一體化體系，以應(yīng)對(duì)未來(lái)的變革趨勢(shì)。

專票電子化為企業(yè)帶來(lái)最直觀的改革是縮短了時(shí)間和空間的距離，“實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)多跑路，人員少跑腿”和稅務(wù)人員零距離。某地稅務(wù)局人員表示，之前開發(fā)票必須由納稅人開專票，需要登錄綜合服務(wù)平臺(tái)才能開票，僅這一環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)的工作量就不可小覷，會(huì)出現(xiàn)虛開發(fā)票、重復(fù)報(bào)賬等行為。有些企業(yè)，特別是一些小企業(yè)財(cái)務(wù)人員不能分辨，將出現(xiàn)一系列風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。單位、代理銀行需要跑單送單，配對(duì)等待，無(wú)論在稅務(wù)局還是在銀行，企業(yè)財(cái)務(wù)人員需要面對(duì)排隊(duì)的沉重負(fù)擔(dān)。

用友表示，與企業(yè)傳統(tǒng)的開發(fā)票方式相比，電子發(fā)票免去了紙質(zhì)憑證打印、簽章、保管等工作，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)發(fā)票全流程電子化，提高了效率、安全系數(shù)和信息化水平，打破了執(zhí)行的時(shí)間和空間限制，有效降低了成本。

以差旅費(fèi)為例，一次差旅費(fèi)用的報(bào)銷，財(cái)務(wù)在審核時(shí)，需要對(duì)十幾項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行核驗(yàn)。但基于財(cái)務(wù)電子化的智能審核，不再依賴人工審批，現(xiàn)在項(xiàng)目80%的報(bào)銷工作可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化審核。比如：發(fā)票查驗(yàn)，包括發(fā)票的真?zhèn)悟?yàn)證，發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票印章的驗(yàn)證；增值稅是否有抵扣聯(lián)；是否有不正常的連號(hào)等。

從全面推行專票電子化和無(wú)紙化進(jìn)程的層面來(lái)說(shuō)，電子會(huì)計(jì)檔案成為關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，起到了樞紐的作用。企業(yè)在推行無(wú)紙化的過(guò)程中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括：OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)，主要解決了線上業(yè)務(wù)處理的問(wèn)題，并沒有實(shí)質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的問(wèn)題?！半娮訉Ｆ薄遍_啟了無(wú)紙化時(shí)代及企業(yè)信息化系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化，通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案平臺(tái)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了信息資源的最佳使用效益，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)全程無(wú)紙化。

企業(yè)全流程的電子化處理，解決的不僅僅是合規(guī)的問(wèn)題，更是企業(yè)內(nèi)部管理的問(wèn)題，是一個(gè)量變到質(zhì)變的過(guò)程。目前，用友電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可以為企業(yè)檔案管理生命周期全過(guò)程提供信息化支撐，構(gòu)建一體化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)：一體化影像和數(shù)據(jù)歸檔簡(jiǎn)化實(shí)體檔案歸檔操作；規(guī)范化會(huì)計(jì)檔案管理；完善會(huì)計(jì)檔案利用服務(wù)。通過(guò)“采、制、存、查”四個(gè)要點(diǎn)步驟，實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，真正讓檔案成為企業(yè)可以用起來(lái)的數(shù)據(jù)。

對(duì)企業(yè)而言，電子化管理不僅是技術(shù)上的改革，更是一場(chǎng)管理改革。更有人將其形容為“一次生產(chǎn)力的變革”。從已經(jīng)上線用友電子檔案的企業(yè)來(lái)看，年憑證量十萬(wàn)級(jí)的企業(yè)每年可節(jié)省綜合成本達(dá)百萬(wàn)級(jí)，而千萬(wàn)級(jí)年憑證量的集團(tuán)型企業(yè)、大型企業(yè)每年節(jié)省綜合成本達(dá)數(shù)千萬(wàn)。

每個(gè)企業(yè)所處環(huán)境、產(chǎn)業(yè)鏈環(huán)節(jié)各不相同，各自擅長(zhǎng)的資源整合方式，以及核心資源優(yōu)勢(shì)的千差萬(wàn)別，這就決定了不同的企業(yè)要采取不同的切入路徑。用友根據(jù)不同企業(yè)的特點(diǎn)，量身打造電子化方案。

以美的為例。美的置業(yè)控股有限公司（股份代號(hào)：3990.HK）（下稱美的置業(yè)）是一家以房地產(chǎn)為主的企業(yè)，是中國(guó)上市房地產(chǎn)企業(yè)26強(qiáng)、廣東省百?gòu)?qiáng)民營(yíng)企業(yè)、領(lǐng)先的智慧地產(chǎn)制造商?，F(xiàn)已進(jìn)駐上海、廣州、武漢、天津、鄭州、重慶、成都等國(guó)家中心城市。2019年，美的置業(yè)全年合同銷售金額突破人民幣千億元，發(fā)展駛?cè)胄沦惖?。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、工程項(xiàng)目井噴式增長(zhǎng)和多業(yè)態(tài)發(fā)展，美的置業(yè)遇到了困擾：集團(tuán)下屬公司多、合同和檔案數(shù)量大，檔案的管理缺乏系統(tǒng)化的分類過(guò)程，檔案信息共享不及時(shí)；檔案管理是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為媒介及儲(chǔ)存方式，現(xiàn)有檔案原件易損壞，存在系統(tǒng)的安全性的問(wèn)題；檔案借閱過(guò)程無(wú)法及時(shí)跟蹤。大量工作造成財(cái)務(wù)人員工作負(fù)荷大，重復(fù)工作多。美的置業(yè)迫切需要建立一套高效的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化體系。根據(jù)美的置業(yè)的現(xiàn)實(shí)困難，用友認(rèn)為，美的置業(yè)應(yīng)建立財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系，倒逼業(yè)務(wù)規(guī)范，系統(tǒng)的改造應(yīng)從全鏈條進(jìn)行線上化、電子化、數(shù)字化入手，最終打造業(yè)財(cái)稅資票檔全集團(tuán)統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)。

經(jīng)過(guò)美的置業(yè)和用友共同的努力，美的置業(yè)電子檔案管理平臺(tái)成功實(shí)行。用友表示，本次項(xiàng)目的核心內(nèi)容是幫助美的梳理成本、費(fèi)用等業(yè)務(wù)流程及附件要求，協(xié)助財(cái)務(wù)部門建立財(cái)務(wù)實(shí)物會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，因此用友將在前期與各版塊關(guān)鍵用戶溝通整體需求，與關(guān)鍵用戶及合作方現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研及訪談，并進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)詳細(xì)資料收集，最后形成業(yè)務(wù)到單據(jù)的梳理，分辨其映射關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化。

用友認(rèn)為，美的置業(yè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵有以下3點(diǎn)：

作者：亓坤

來(lái)源：《新理財(cái)》（公司理財(cái)）2021年5月刊