作為社會經(jīng)濟交易中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，發(fā)票承載了多種功能。它不僅是供給雙方收付款的書面證明，財務(wù)收支的法定憑證，會計核算的原始依據(jù)，更是在數(shù)字經(jīng)濟新環(huán)境下，承載產(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同發(fā)展與數(shù)智化創(chuàng)新，擔(dān)任了提升全社會經(jīng)營效益的重要使命。
2020年，增值稅專用電子發(fā)票應(yīng)聲落地。在向全社會普及推廣的過程中，國家不遺余力。尤其是國家稅務(wù)總局從2021年1月21日開始，推行在新辦納稅人中實行專票電子化，并在全國范圍內(nèi)開展電子化受票。這個舉措明確了國家在財稅數(shù)智化改革的方向和力度。
作為新生事物，專票電子化也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。尤其是當(dāng)大量的紙質(zhì)發(fā)票變成電子發(fā)票這種載體后，企業(yè)的受票能力嚴重不足。
事實上，無論是企業(yè)或行政事業(yè)單位，受票能力的提升都是當(dāng)務(wù)之急。2月22日，由國家檔案局、財政部、商務(wù)部及國家稅務(wù)總局四部委共同起草推出的《進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，不僅為電子發(fā)票全面實施提供了良好的制度保障，更直白的說，它從本質(zhì)上解決了企業(yè)受票能力的問題。
除此之外，在電子會計檔案和稅務(wù)檔案管理方面，不少企業(yè)也存在著嚴重的缺失。當(dāng)大量電子會計憑證接踵而來，而企業(yè)卻忽略了歸檔問題的話，勢必會對電子專票的推進帶來阻礙。
去年3月，《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會【2020】6號）提到，企業(yè)從外部接收的來源合法、真實的各類電子會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等，與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力。
這里進一步明確，針對這六類電子會計憑證，必須保存其電子源文件，比如電子發(fā)票的OFD文件或者PDF文件，只有電子文件才是唯一合法有效的電子會計憑證。而這對于企業(yè)來說，既是加強企業(yè)自身財務(wù)管理，又滿足了合法合規(guī)。
用友財務(wù)云事業(yè)部總經(jīng)理劉紅玥認為，目前，仍存在一定數(shù)量的企業(yè)對電子發(fā)票如何歸檔、保存是不清晰的，不少企業(yè)仍采用打印電子發(fā)票原始憑證的傳統(tǒng)方式。這樣做既不響應(yīng)國家號召，也讓財稅數(shù)智化轉(zhuǎn)型受到重創(chuàng)。
隨著數(shù)智化的推進，企業(yè)內(nèi)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)在產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)的同時，也形成了不少重要的會計原始憑證。作為記錄和反映業(yè)務(wù)發(fā)展的重要依據(jù)，它的數(shù)量隨著業(yè)務(wù)類型的不斷增加而陡增。這對于持續(xù)穩(wěn)步增長,保持行業(yè)領(lǐng)先水平的龍頭地產(chǎn)企業(yè)———碧桂園控股有限公司（簡稱“碧桂園”）來說，也是個棘手的問題。
據(jù)了解，由于碧桂園集團規(guī)模日益擴大，業(yè)務(wù)多元化創(chuàng)新加速，財務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的原始憑證數(shù)量不計其數(shù)，這給企業(yè)的會計檔案管理帶來了諸多不便。首先，成本高。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式在收集、管理、查閱等方面工作量繁重，不但占用過多的人力資源，更是消耗了大量的物料耗材。其次，效率低。人工歸檔的管理方式不僅耗費很多時間，在查詢調(diào)閱方面也影響了用戶高效運作，降低工作效率。第三，安全隱患高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲和保管上易造成破壞，在借閱后也無法及時跟蹤閉環(huán)，這嚴重威脅著檔案的安全。第四，利用受限。受到原始憑證調(diào)動困難的客觀制約，企業(yè)在檔案信息共享和分析等方面嚴重受阻，這很大程度上影響了業(yè)務(wù)的開展。
隨著國家政策的大力引導(dǎo)以及行業(yè)趨勢的引領(lǐng)，結(jié)合內(nèi)外部因素影響，碧桂園當(dāng)機立斷，著手開始籌備電子會計檔案項目。而用友作為此次項目的產(chǎn)品提供方和實施方，攜碧桂園項目組一起，為系統(tǒng)的順利上線保駕護航。
2016年，隨著電子發(fā)票的落地，用友電子會計檔案系統(tǒng)應(yīng)運而生。針對于企業(yè)發(fā)票報銷、歸檔、審計、稽查等管理需求，它幫助企業(yè)實現(xiàn)了從會計資料接收、傳遞、存儲到利用的全流程無紙化管理，構(gòu)建出全生命周期的會計電子檔案管理藍圖，并充分利用會計核算信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子會計檔案自動分類歸檔，助力企業(yè)實踐以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的檔案管理轉(zhuǎn)型升級。
同時，在電子會計檔案調(diào)閱的過程中，用友電子會計檔案系統(tǒng)可以最大限度減少工作人員查閱量，提高工作效率，強化管理，在支持業(yè)財稅金檔一體化的同時，極大的改善會計檔案管理水平。這與碧桂園的需求不謀而合。
在項目前期規(guī)劃中，碧桂園結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點與用友產(chǎn)品的優(yōu)勢，計劃通過兩步走策略完成系統(tǒng)整體上線。第一步，在惠州大區(qū)做系統(tǒng)試點上線；第二步，將系統(tǒng)推廣至全集團的地產(chǎn)業(yè)務(wù)單元。同時，他們提出了相應(yīng)的業(yè)務(wù)目標，即通過電子會計檔案管理系統(tǒng)的打造，實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)的集成，在滿足集團業(yè)務(wù)發(fā)展的前提下，打造電子會計資料從接收、傳遞、存儲到利用的全流程無紙化管理。
在此基礎(chǔ)之上，碧桂園還計劃通過數(shù)據(jù)分析和挖掘，實現(xiàn)會計檔案的高度共享和多維度利用，以減輕工作人員查閱量，提升數(shù)據(jù)分析質(zhì)量，提高工作效率，強化企業(yè)管理，從而達到整體提升會計檔案的管理水平的效果。
同時，結(jié)合會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，他們希望實現(xiàn)電子會計檔案分級管理，實現(xiàn)檔案自動分類歸檔，并集成多硬件采集設(shè)備，保證會計資料的完整性。
此外，碧桂園希望加強會計檔案的安全性和合規(guī)性，在滿足調(diào)閱者方便查閱的同時，逐步形成安全規(guī)范的電子會計檔案調(diào)閱管理流程，確保數(shù)據(jù)安全保密。
而為了應(yīng)對企業(yè)在稅務(wù)管理方面的需求，他們計劃將電子會計檔案系統(tǒng)的部署經(jīng)驗擴展至稅務(wù)模塊，滿足稅務(wù)業(yè)務(wù)資料的上傳、傳閱需求，形成統(tǒng)一規(guī)劃的集團級稅務(wù)檔案管理平臺，以賦能企業(yè)的稅務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型。
為此，雙方一拍即合，制定了詳盡的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃，以財務(wù)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)為核心，為企業(yè)電子會計檔案管理全流程提供數(shù)智化支撐。
在電子檔案管理規(guī)范上，碧桂園劃分了四大領(lǐng)域：憑證、賬簿、報表及其他，以及憑證的5個子領(lǐng)域、64個二級流程和300余個三級流程。在歸檔內(nèi)容上，他們按照國家會計政策要求及業(yè)務(wù)流程規(guī)范梳理檔案歸檔要求，形成全集團統(tǒng)一的電子會計檔案管理規(guī)范。
從2019年8月開始需求梳理，到9月系統(tǒng)開發(fā)測試，數(shù)據(jù)切換確認，再到10月系統(tǒng)功能完善，以及12月的全國推廣、驗收，僅四個月的時間，雙方項目組就完成了系統(tǒng)的交付上線，可謂一氣呵成。
提及項目的亮點，用友公司認為，碧桂園電子會計檔案系統(tǒng)除了在高效率和低成本方面體現(xiàn)了絕對優(yōu)勢外，在會計檔案原始性和完整性保障、存儲和傳輸?shù)陌踩?、防泄漏和防篡改，以及身份認證等環(huán)節(jié)都得到了徹底的提升。
尤其是在安全保證方面，通過分級權(quán)限管理、統(tǒng)一身份認證、數(shù)字證書驗證等，實現(xiàn)了系統(tǒng)應(yīng)用安全；通過容災(zāi)保護、存儲庫加密、電子簽證等，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)安全；遵照企業(yè)文檔安全規(guī)定和國家對于檔案網(wǎng)絡(luò)安全的要求，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)安全，從而確保系統(tǒng)萬無一失。
會計檔案歸檔是滿足企業(yè)管理的需求，而合理利用才能為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展指明方向。借助數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)推演、AI等技術(shù)，企業(yè)在合規(guī)性審計、按項目分類查詢、歷史數(shù)據(jù)抽檢、稅務(wù)清算分析等諸多環(huán)節(jié)實現(xiàn)檔案再利用，這為碧桂園的經(jīng)營決策、指標評測、風(fēng)險預(yù)警等提供了無限可能。
客戶價值的實現(xiàn)，是對產(chǎn)品和服務(wù)最大的嘉獎。碧桂園用16字總結(jié)了電子會計檔案系統(tǒng)的價值，節(jié)約成本、高效利用、安全可靠和規(guī)避風(fēng)險。這不僅是對用友的極大肯定，也是對自身業(yè)務(wù)變革，數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級的鼓舞。
在今年的政府工作報告中，“數(shù)字化”三個字著實亮眼。在“十四五”時期，加快數(shù)字化發(fā)展，打造數(shù)字經(jīng)濟新優(yōu)勢，協(xié)同推進數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要推動力。
從消費互聯(lián)網(wǎng)到產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)，集團型央企、大中型傳統(tǒng)企業(yè)乘勢而上，大力推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化升級，積極變革企業(yè)的產(chǎn)品模式、業(yè)務(wù)模式和管理模式。其中，稅務(wù)數(shù)智化作為突破口之一，正引領(lǐng)著企業(yè)變革實現(xiàn)從量變到質(zhì)變的過程。
從支撐業(yè)務(wù)流程到管理價值的提升，從滿足企業(yè)合規(guī)到稅務(wù)共享價值的實現(xiàn)，從企業(yè)數(shù)智化轉(zhuǎn)型到智能財稅的構(gòu)建，在這個過程中，用友稅務(wù)云穩(wěn)步前進。
作為全國性稅務(wù)服務(wù)平臺，用友稅務(wù)云解決了企業(yè)運營中面臨的發(fā)票管理、稅金核算、納稅申報、風(fēng)險管控等方面的難題，助力企業(yè)全方位實現(xiàn)業(yè)財稅金檔一體化的數(shù)智化管理。而它的核心優(yōu)勢，也較為突出。
首先，基于YonBIP商業(yè)創(chuàng)新平臺打造的稅務(wù)云是以數(shù)據(jù)為驅(qū)動的，它不僅打通了業(yè)務(wù)與稅務(wù)、連接了財務(wù)與稅務(wù)，同時打破了企業(yè)內(nèi)的信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)連通和共享，更是結(jié)合智能化的技術(shù)，滿足企業(yè)在發(fā)票自動識別、自動查驗防重、報銷入賬控制、進銷項發(fā)票數(shù)據(jù)智能歸類等創(chuàng)新場景。
其次，用友稅務(wù)云建立了廣泛的社會化連接，在加強企業(yè)稅務(wù)管理的同時向產(chǎn)業(yè)鏈上下游延展，助力上下游企業(yè)協(xié)同創(chuàng)新。
第三，具備一體化平臺優(yōu)勢的用友稅務(wù)云，覆蓋企業(yè)在稅務(wù)方面的全生命周期管理，包含電子發(fā)票服務(wù)、進銷項發(fā)票服務(wù)、稅務(wù)計算與申報、稅務(wù)分析與規(guī)劃和稅務(wù)風(fēng)險管控等各類型服務(wù)，完整的將企業(yè)業(yè)財稅金檔“融會貫通”。
得益于ERP時代的積累，用友公司以業(yè)務(wù)本源視角著眼于企業(yè)稅務(wù)管理，深入理解業(yè)財稅金檔一體化融合和產(chǎn)業(yè)鏈運營，也由此構(gòu)建了核心競爭力的壁壘。
而未來，用友將如何在引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展的同時，繼續(xù)創(chuàng)新稅務(wù)管理場景，拉通最新技術(shù)與企業(yè)的實際需求，值得我們期待。
產(chǎn)品大型企業(yè)成長型企業(yè)
4006-600-577
